Zápisnica je dokument, ktorý umožňuje oficiálne zaznamenávanie udalostí. Zápisnica sa používa na zdokumentovanie udalosti tak, ako sa stala, na jej uvedenie v prípade potreby, na oficiálne a správne zdieľanie informácií a na právnu ochranu. Oficiálne oznámenie o incidente sa poskytuje prostredníctvom zápisnice.

Čo je to minúta?

Vedenie zápisnice je proces oficiálneho zaznamenávania obsahu udalosti, stretnutia, procesu transakcie alebo rozhovoru presne tak, ako je. Zápisnica sa vedie s cieľom poskytnúť ochranu v právnych procesoch, oficiálne zdokumentovať incident, uviesť ho ako oficiálny dokument v právnych procesoch a presne vyjadriť situáciu.

Zápisnice vyhotovené oficiálnymi inštitúciami môže podpísať polícia, notár, súd, firmy, štátne úrady alebo úradné inštitúcie.

Ako uchovávať zápisnice?

Keďže zápisnice sú úradné dokumenty, pri ich vyhotovovaní je potrebné dodržiavať určité pravidlá. Postupy uchovávania zápisníc môžu mať zmeny a rôzne podrobnosti týkajúce sa povahy a miesta udalosti, ktorá sa má zaznamenať. Ako príklad uchovávania minút môžete použiť nasledujúce podmienky:

Pred začatím obsahu zápisnice musíte napísať názov v súlade s pravidlami. Ak pre incident, ktorý je predmetom správy, neexistuje žiadna osobitná situácia, názov by mal byť napísaný v strede strany a veľkými písmenami ako „MINUTA“.
Po uvedení povahy incidentu opísaného v správe by mali byť uvedené podrobné informácie o incidente. Okrem podrobných informácií o incidente by správa mala obsahovať aj spôsob získania informácií o incidente.
Mali by sa jasne uviesť aj informácie, ako napríklad miesto, kde k incidentu došlo, dátum a čas, ako aj to, o aký incident išlo.
Ak existujú dôkazy, ktoré možno považovať za dôkazy týkajúce sa udalosti uvedenej v správe, mali by sa tiež pridať do správy. V správe by mali byť zahrnuté aj informácie o tom, ako boli dôkazy získané.
Ak zápisnica zaberie viac ako jednu stranu, zadná strana by mala zostať prázdna a nové strany by mali byť očíslované.
Vyžadujú sa aj mokré podpisy ľudí, ktorých údaje sú uvedené v zápisnici. Zápisnica bez podpisu je neplatná.

Čo treba zvážiť pri príprave zápisnice

Keďže zápisnice sú úradné dokumenty, pri vyhotovovaní zápisníc sa musia dodržiavať určité vzory a pravidlá. Dôležité body pri príprave zápisnice sú nasledovné:

Mal by byť pripravený na papiere A4 alebo A5.
Názov zápisnice by mal byť napísaný veľkými písmenami v strede strany.
Je potrebné podrobne uviesť dátum a čas incidentu, podrobnosti o tom, ako k incidentu došlo a ako sa incident dozvedel.
V správe musia byť zahrnuté aj dôkazy o incidente.
Musia byť zahrnuté aj informácie o totožnosti osôb uvedených v zápisnici.
Na konci zápisnice je potrebné uviesť dátum a čas zápisu a podpisy uvedených osôb, aby bol záver jasný.

Aké je využitie minút?

Zápisnice sa uchovávajú, pretože sú oficiálnymi dokumentmi v prípadoch, keď je potrebné incident nahlásiť. Zápisnica slúži ako právna a právna ochrana udalostí, ktoré nastali, ako referencia pre manažérske situácie podniku a vzťahy medzi zamestnancami a zamestnávateľmi. Aby bola zápisnica prezentovaná ako úradný dokument a bola užitočná pre daný incident, musí byť pripravená skutočne informovane a starostlivo. Zápisnice sa môžu použiť ako oficiálne dokumenty na rôzne udalosti a účely. Výhody uchovávania minút môžeme vymenovať takto:

Poskytujú právnu ochranu tým, že ako dôkaz v súdnom konaní využívajú zápisnicu, ktorú vedie súd, notár, úradné úrady alebo verejné inštitúcie.
V prípadoch, keď sa vyžadujú sankcie alebo trestné konanie, sa zápisnice predkladajú na súdy ako oficiálne dokumenty týkajúce sa procesu incidentu.
V obchodných inštitúciách sa môžu uchovávať zápisnice na uchovávanie podrobností o obsahu stretnutí a diskusií. Tieto zápisnice môžu byť použité pri budúcich rozhodnutiach.
Zápisnice uchovávané na pracoviskách sa môžu uchovávať na ochranu zamestnávateľa a zamestnanca v právnych procesoch týkajúcich sa udalostí na pracovisku.

Ako viesť zápisnice podľa ich situácie?

V prípadoch, keď je potrebné incident zaznamenať, sa môžu uchovávať zápisnice, aj keď v rôznych oblastiach. Zápisnice sa môžu viesť na účely obchodného života, vzdelania a zdravotného stavu a súdneho alebo trestného konania. V prípade problémových situácií pri nemocničných vyšetreniach a ošetreniach je možné uchovávať hlásenie o zdravotnom stave, hlásenie o trestoch ako disciplína v školskom živote, hlásenie o akomkoľvek probléme vo vojenských priestoroch alebo o úraze na pracovisku.

Ako uchovávať hlásenie o dopravnej nehode?

Správu o dopravnej nehode s materiálnymi škodami je možné vypracovať v súlade s nasledujúcimi pravidlami:

Správu musia v dvoch vyhotoveniach vyplniť len osoby, ktoré sa nehody zúčastnili. Ak sa stanete účastníkom dopravnej nehody, je povinnosťou vyplniť hlásenie aj v prípade, že nemáte vodičský preukaz.
Aj keď je tlačivo vyplnené do zápisnice fotokópiou, v zápisnici musia byť mokré podpisy strán.
Údaje vo formulári musia byť vyplnené neúplne a musí byť jasne uvedená príčina nehody.
Keďže správa bude neplatná, ak spoločnosť a poistku nemožno identifikovať, musia byť úplne a presne uvedené čísla poisťovní a dopravných zmlúv zmluvných strán.
Správu je potrebné predložiť poisťovni do piatich pracovných dní.

Ako uchovávať vojenské správy?

Vo vojenských oblastiach má zápisnica zvyčajne pevnú šablónu. Napríklad, ak sa správa týka disciplinárneho incidentu, v hornej strednej časti strany správy je napísaný názov ako „SPRÁVA O NEDISCIPLÍNEJ DETEKCII“. Po uvedení dátumu, presného času a presnej polohy incidentu sú v správe zahrnuté informácie o incidente a mená uvedené v incidente. Po uvedení dátumu vedenia zápisnice na konci sa zápisnica uzavrie s mokrým podpisom osôb uvedených v zápisnici a toho, kto zápisnicu viedol.

Ako uchovávať študentské správy?

Rovnako ako v iných minútach, po napísaní názvu správy veľkými písmenami je uvedený dátum, čas, podrobnosti udalosti a mená uvedené v udalosti. Po doplnení dátumu zápisnice na koniec sa zápisnica finalizuje s mokrým podpisom žiaka, učiteľa, zástupcu riaditeľa a riaditeľa.