Prečo je správa údajov dôležitá?

Informácie sú stredobodom rozhodovania. Zmenou údajov, na ktorých pracujú osoby s rozhodovacou právomocou, dosiahne organizácia iný výstup. Preto je získanie najúplnejších a najrelevantnejších informácií kľúčom k účinnosti všetkých opatrení. Ale ako presne môžeme odfiltrovať potrebné a kritické informácie, bez ktorých by prijaté opatrenia mali viesť k neefektívnemu smerovaniu? Odpoveď je efektívna, vykonávaná v súlade s algoritmami, ktoré optimalizujú mechanizmy spracovania, ukladania a výmeny údajov. v správe údajov je to skryté.

Čo bráni maximálnemu využitiu údajov?

Uchovávanie údajov na všetkých úrovniach organizačnej hierarchie

Existuje bežná tendencia skrývať negatívne informácie. Vedenie to robí preto, aby sa vyhlo panike medzi podriadenými a obyčajnými pracovníkmi zo strachu zo straty zamestnania. V dôsledku toho môže znevýhodnená strana v činnosti spoločnosti alebo organizácie zostať dlho skrytá.

Znečistenie údajov

V procese obehu údaje pribúdajú nespoľahlivé informácie a čím ťažšie je sa ich zbaviť, tým viac sa im darí uniknúť hlavným kanálom. Jeden zo zamestnancov sa napríklad pomýlil vo výkaze a uviedol nesprávne čísla. Ak si to nevšimnete včas, budú replikované mnohými ďalšími inštanciami, ktoré ich vnímajú ako spoľahlivé.

Oneskorenie výmeny informácií

Ak sú údaje uložené na rôznych miestach a neexistuje o nich jediný záznam, môže byť ťažké ich získať v správnom čase.

• V preddigitálnom veku to zodpovedalo situácii, keď údaje o výkone každého oddelenia organizácie boli uložené v mnohých priečinkoch, pracovných plochách a trezoroch. Nie vždy sa ich podarilo nájsť v správnom čase.
• V modernom digitálnom svete to znamená, že neexistuje otvorený a transparentný systém distribúcie informácií podľa toho, kde boli zhromaždené. V tomto prípade zamestnanec s istotou vie, že tieto informácie sú niekde uložené, ale nevie presne povedať, v ktorom z mnohých priečinkov.

Čo zahŕňa efektívna správa údajov?

Aké by mali byť mechanizmy na prácu s informáciami, aby sa včas odhalili chyby, odfiltrovali sa „nevyžiadané“ údaje a aby sa získavali objektívne údaje, a nie len tie, ktoré sú v prospech osoby, ktorá ich opisuje?

Správa údajov je podobná zisťovaniu implementácie všetkých procesov výmeny informácií podľa kontrolného zoznamu. Piliermi tohto procesu sú:

• Kontrola príjmu a prenosu dát. V prvom prípade je potrebné dbať na to, aby boli informácie prijaté v plnom rozsahu od všetkých potrebných oddelení alebo kľúčových osôb. Po druhé – vytvorte prísne filtre na to, kto má právo na prístup k prijatým informáciám. Je to dôležité nielen kvôli otázkam ekonomickej bezpečnosti, ale aj kvôli hygiene inštitúcií. Preťažovanie zbytočnými informáciami nielenže prispieva k zvýšeniu produktivity práce, ale ju aj spomaľuje.
• Systematizácia údajov. V rámci organizácie by sa mala vypracovať mapa ukladania údajov, ktorá uľahčí nájdenie požadovaných informácií.
• Spôsob skladovania. Výber spôsobu ukladania závisí od počtu ľudí, ktorí potrebujú nepretržitý prístup k týmto informáciám. Ak ide len o jednu osobu, môže byť uložená v trezore alebo na pevnom disku. Ak však určité informácie potrebuje priebežne široký okruh zamestnancov, mali by byť umiestnené v cloudovom úložisku, aby sa minimalizoval čas strávený prístupom k týmto informáciám.

Čím jasnejšie sú algoritmy na získavanie, výmenu a ukladanie údajov v organizácii, tým menší je problém so stratou alebo únikom základných informácií. Oboje bráni efektívnemu fungovaniu spoločnosti. Zvládnutím úlohy efektívneho manažmentu dát sa spoločnosť výrazne etabluje v objektívnej realite, ktorá nie je skreslená nadmernými alebo nedostatočnými znalosťami.