Plánujete sa zúčastniť veľtrhu v zahraničí?

Plánujete účasť na veľtrhu v zahraničí? – Mali by ste venovať pozornosť týmto bodom! Ak je veľtrh v Amerike už logistickým majstrovským dielom, v závislosti od jeho veľkosti, pri plánovaní vášho výstavného stánku Mali by ste tomu venovať oveľa väčšiu pozornosť. Okrem známych prekážok, ktoré treba prekonať, môžu v zahraničí platiť špeciálne predpisy alebo zákony, ktoré musíte vy a vaša spoločnosť dodržiavať. Dlhé lodné trasy a lodná alebo letecká preprava musia byť presne koordinované. Je veľmi dôležité, aby ste venovali pozornosť colným formalitám, dodacím lehotám a nákladom na prepravu! Výstavba výstavnej expozície v zahraničí môže pre vás a vaše oddelenie znamenať značné množstvo práce navyše. Ak však pri výstavbe výstav v zahraničí dodržíte niekoľko základných pravidiel a dbáte na proces a spracovanie už v štádiu plánovania, úspešnému vystúpeniu vašej firmy v zahraničí už nič nemôže stáť v ceste!

Plánovanie je všetko!

Dokonca aj účasť na veľtrhu v Amerike si vyžaduje veľa plánovania. Existuje však niekoľko faktorov, ktoré určujú, či sa môžete zúčastniť ako vystavovateľ a ako úspešne si zarezervujete svoje vystúpenie v zahraničí.

• Zvážte včasné rezervácie letov a hotelov.
• Musím na účasť na veľtrhu požiadať o vízum?
• Sú vakcíny potrebné?
• Existuje obmedzenie prístupu počas dní Corony?
• Vyžadujú sa existujúce osvedčenia o skúške?
• Kedy najneskôr potrebujete odoslať materiál a výrobky?
• Ako deklarovať odoslaný tovar na colnici?
• Kde získate prepravné dokumenty, ktoré potrebujete?
• Aké kultúrne rozdiely by ste mali zvážiť?

Rezervácia letov, hotelov a dopravy vopred

Z vlastnej skúsenosti viete: Počas veľkého veľtrhu sú všetky hotely v okolí plne obsadené. Okrem toho sa na veľtrhoch výrazne zvyšujú ceny ubytovania za noc. Okrem toho dochádza k častým zmenám cien letov a dopravy z letiska do hotela. Účasť na veľtrhu v zahraničí by ste preto mali začať plánovať veľmi skoro organizačnou prácou. Letenky často nie sú lacnejšie a hotely chcú veľtrh využiť. Upozorňujeme tiež, že prípadné jazykové bariéry môžu spôsobiť značné ťažkosti pri ceste z letiska do hotela a odtiaľ na veľtrh. V prípade viacdňového veľtrhu spojeného s hotelom ďaleko od výstaviska sa oplatí porovnať ceny autobusových, taxislužobných či súkromných prepravných služieb.

Aké víza potrebujem na účasť na veľtrhu v zahraničí?

To, či sú potrebné víza a aké víza sa vyžadujú, závisí od časti sveta, v ktorej sa plánujete zúčastniť veľtrhu. Ako občan Európskej únie máte slobodu pohybu na pôde EÚ. Víza nie sú potrebné na krátkodobé pobyty, kde sa veľtrh bude konať. Hlavné krajiny, do ktorých potrebujete pri príchode víza, sú Čína, Turecko, Rusko, India a Pakistan. Taktiež takmer všetky krajiny Afriky a Ázie a niektoré krajiny Južnej Ameriky vyžadujú, aby ste počas pobytu požiadali o vízum.

Zvážte vysoké prepravné náklady a dlhé prepravné trasy

Veľkosť plánovaného výstavného stánku a v závislosti od typu odvetvia budete potrebovať niekoľko kontajnerov na odoslanie všetkých zásob a exponátov. Preprava leteckou nákladnou dopravou je výrazne drahšia ako preprava loďou, vlakom alebo kamiónom.Preprava prebieha väčšinou do jedného dňa, vyžaduje si však dodaciu dobu a voľnú kapacitu v logistickej spoločnosti. To opäť ukazuje, že včasné plánovanie ponúka významný potenciál na úsporu vašich nákladov. Doprava po mori trvá dlhšie, ale je oveľa lacnejšia. Pri výpočte dodacej doby by ste mali vždy brať do úvahy dlhé dodacie lehoty. Špedičné spoločnosti a logistické spoločnosti majú obmedzené kapacity. Neprichádza do úvahy, aby kontajnerová loď opúšťala hamburský prístav každý deň po celom svete!

Ako budú materiály a výrobky deklarované colným orgánom?

Len na dočasné použitie tovaru v zahraničí slúži Carnet ATA ako dočasné povolenie na vývoz alebo dovoz spotrebného tovaru. Tento colný dokument, uznávaný 77 krajinami, uľahčuje prácu účastníkom výstavby medzinárodných veľtrhov. V Nemecku tieto dokumenty vydávajú príslušné priemyselné a obchodné komory. Pre vytvorenie dočasného povolenia je rozhodujúce zamýšľané použitie – vo vašom prípade na veľtrh v zahraničí – a dôveryhodnosť vašich informácií. Karnet ATA urýchľuje dovoz a vývoz a predchádza veľkým problémom s colným odbavením. O tom, či krajina, do ktorej idete, je súčasťou tejto dohody, sa môžete informovať na colných úradoch alebo vo vašej priemyselnej a obchodnej komore.

Aké sú kultúrne rozdiely a ako sa na ne najlepšie pripraviť?

Iné krajiny iná etiketa. Ste hosť a musíte dodržiavať zákony, nariadenia a zvyky platné v krajine, ktorú navštevujete. Chcete predsa seba a svoju firmu prezentovať čo najlepšie. To zahŕňa slušné zaobchádzanie s kultúrnymi rozdielmi. Vďaka internetu a prebiehajúcej globalizácii nájdete užitočné rady pre každú krajinu sveta, ktoré ďaleko presahujú klasické tipy a triky cestovných sprievodcov.

Tip: Na jazykovom kurze sa väčšinou nielen naučia príslušný jazyk a vedia lepšie komunikovať na mieste. Jazykový kurz u renomovaného poskytovateľa zvyčajne vždy obsahuje modul, ktorý pokrýva kultúrne aspekty krajiny alebo regiónu.

Myslite na maličkosti!

Čím väčší a motivovanejší tím máte, tým viac ľudí bude myslieť s vami. Dôležité je nespoliehať sa len na členov marketingového oddelenia. Nezabudnite zapojiť všetkých, ktorí sa podieľajú na plánovaní! Zostavte tímy, ktoré môžu získať body s vašou odbornosťou. Zatiaľ čo logistici vo vašej spoločnosti sa starajú o prepravu a colné poplatky, elektrikári a stavitelia stánkov zvažujú veci, ako sú adaptéry a napájacie zdroje, aby kompenzovali rôzne napätia elektrických sietí. Kontrolné zoznamy pomáhajú zabezpečiť, aby sa na nič nezabudlo. Pretože balík odoslaný expresne vás vo vašich vlastných hraniciach nemusí stáť veľa, ale pri medzinárodnej preprave cez pol sveta vás bude stáť veľa času a peňazí.

Záver o vystúpeniach na veľtrhoch v zahraničí

Ako môžete ľahko vidieť, plánovanie je všetko. To platí najmä pre účasť na veľtrhu v zahraničí. Dlhé prepravné trasy a vysoké prepravné náklady a medzikultúrne rozdiely si vyžadujú od vás a vášho tímu veľa pozornosti. Medzinárodné veľtrhy sú však skvelou príležitosťou na otvorenie nových trhov, predstavenie sa svetovej verejnosti a získanie nových obchodných partnerov.

Veľtrhové služby One Stop Expo Spoločnosť poskytuje služby spoločnostiam, ktoré sa zúčastnia veľtrhov v USA so svojou istanbulskou kanceláriou a kanceláriou v Las Vegas.